Empfangsbereich einrichten: was er leisten muss und wie man ihn plant

Der Empfang ist der einzige Raum im Haus, den fast jeder Besucher betritt und fast niemand plant. Er bekommt die Fläche, die übrig bleibt, die Möbel, die repräsentativ aussehen, und die Akustik, die sich aus Steinboden und Glasfassade ergibt.

Dabei ist er der Raum mit den meisten gleichzeitigen Aufgaben: Er muss orientieren, empfangen, warten lassen, Gespräche am Tresen vertraulich halten und in vielen Häusern auch noch kontrollieren, wer weitergeht. Diese Aufgaben widersprechen sich teilweise — Offenheit gegen Diskretion, Repräsentation gegen Belastbarkeit.

Dieser Beitrag geht die Anforderungen einzeln durch und nennt zu jeder die Lösungen, die sich in unseren Projekten bewährt haben. Ohne Produktnamen — es geht um die Aufgabe, nicht um einen Katalog.

Was der Empfang leisten muss

Acht Anforderungen kommen in fast jedem Projekt vor. Die mittlere Spalte nennt die übliche Lösung, die rechte den Punkt, an dem sie in der Praxis scheitert:

Anforderung	Typische Lösung	Worauf achten
Orientierung ohne Nachfragen	Sichtbarer Tresen in der Blickachse des Eingangs, Beschilderung mit Kontrast	Der Tresen darf nicht im Gegenlicht der Fassade stehen — sonst ist er zwar sichtbar, das Gesicht dahinter aber nicht
Erster Eindruck	Material und Licht statt Deko: wenige, gute Oberflächen, ruhige Beleuchtung	Was hier steht, wird täglich benutzt. Repräsentativ und strapazierfähig ist dieselbe Anforderung
Wartesituation	Zwei bis drei getrennte Sitzplätze statt einer Bank, mit Ablagefläche und Steckdose	Reihen gegenüber zwingen Fremde in Blickkontakt und bleiben leer
Diskretion am Tresen	Abstand zur Wartezone, absorbierende Flächen, klare Zonierung	Ein Meter Abstand reicht nicht; wirksam wird es erst mit Abstand und Absorption
Akustik	Absorption an Decke und Wand, textile Flächen, gepolsterte Möbel	Harter Boden und Glasfassade sind im Empfang die Regel — die Decke ist meist die einzige freie Fläche
Zugangskontrolle	Vereinzelung über Tresenposition, Drehsperre oder verglaste Schleuse	Die Kontrolle muss zum Fluchtwegkonzept passen, nicht umgekehrt
Barrierefreiheit	Unterfahrbarer Tresenabschnitt, breite Türen, kontrastreiche Markierung von Glasflächen	Die Maße stehen in DIN 18040-1 und sind nachträglich kaum herstellbar
Reinigung und Verschleiß	Sauberlaufzone, rutschhemmender Belag, objekttaugliche Bezüge	Der Eingang trägt den Schmutz des ganzen Gebäudes — hier entscheidet sich der Pflegeaufwand

Wie Menschen in Wartezonen tatsächlich sitzen

Wartezonen werden fast immer für ein Bild geplant und nur selten für das Verhalten, das dort stattfindet. Drei Beobachtungen wiederholen sich in jedem Haus:

• Abstand. Fremde setzen sich nicht nebeneinander. Eine Dreierbank wird von zwei Personen belegt, eine Viererbank ebenfalls. Getrennte Sitzmöbel oder Bänke mit Zwischenelement bringen deshalb mehr nutzbare Plätze als dieselbe laufende Meterzahl am Stück.
• Blickrichtung. Wer wartet, will sehen, was passiert — die Tür, den Tresen, den Aufzug. Sitzgruppen, die sich gegenseitig ansehen, funktionieren im Café und nicht im Empfang. Übers Eck angeordnet ist fast immer besser als gegenüber.
• Rückendeckung. Plätze mit einer Wand, einem Regal oder einer hohen Lehne im Rücken werden zuerst besetzt, freistehende Sessel mitten im Raum zuletzt. Das ist kein Geschmack, sondern Reflex — und mit der Möbelstellung leicht zu bedienen.

Daraus folgt eine unspektakuläre Planungsregel: lieber wenige Plätze, die alle drei Bedingungen erfüllen, als viele, von denen die Hälfte nie benutzt wird. Wie Zonen im Raum überhaupt entstehen und woran man sie ablesbar macht, beschreibt Die Rolle von Zonierung in modernen Arbeitswelten.

Möbel nach Wartedauer auswählen

Die häufigste Fehlentscheidung im Empfang ist ein tiefer, weicher Loungesessel für eine Wartezeit von fünf Minuten. Er sieht gut aus, ist aber für kurze Aufenthalte das falsche Möbel — man sinkt ein, kommt schlecht wieder hoch und legt nichts ab. Umgekehrt ist ein Besucherstuhl für 40 Minuten Wartezeit zu wenig.

Typische Wartezeit	Passendes Sitzmöbel	Worauf achten
Unter 5 Minuten — Anmeldung, Übergabe	Hohe, feste Sitzgelegenheit oder Stehtisch; oft reicht eine Anlehnmöglichkeit	Aufstehen muss ohne Abstützen möglich sein
5 bis 20 Minuten — Besuchertermin	Feste Polsterung, aufrechte Sitzhaltung, Armlehnen, Ablage in Reichweite	Ablagefläche und Steckdose sind hier wichtiger als Sitzkomfort
20 bis 60 Minuten — Praxis, Kanzlei, Amt	Tiefere Polsterung mit Rückenstütze, getrennte Plätze, Beistelltisch	Reinigung und Bezugswechsel mitdenken; hier wird am meisten gesessen
Aufenthalt mit Arbeit — Warten mit Laptop	Sitzhöhe nahe Arbeitshöhe, fester Tisch, Strom, etwas Abschirmung	Ohne Steckdose und Tischhöhe wird die Zone zum Durchgang

Akustik im Empfang — der schwierigste Raum im Haus

Empfangsbereiche vereinen alles, was raumakustisch ungünstig ist: harter Boden, Glasfassade, oft doppelte Raumhöhe, dazu Türen, Aufzüge und Gespräche. Der Nachhall ist entsprechend lang, und weil Menschen in halligen Räumen lauter sprechen, verstärkt sich der Effekt selbst.

Die DIN 18041 ordnet solche Räume der Raumgruppe B zu — Hörsamkeit über kurze Entfernung. Eingangshallen mit Aufenthaltsqualität und Schalterbereiche zählen dort zu den Räumen zum kurzfristigen Verweilen; ein Empfangstresen mit ständigem Arbeitsplatz fällt in die Kategorie mit Bedarf an Lärmminderung. Bewertet wird nicht über eine Nachhallzeit, sondern über die äquivalente Absorptionsfläche im Verhältnis zum Raumvolumen, in den Oktavbändern von 250 bis 2.000 Hz. Praktisch heißt das: Je größer der Luftraum, desto mehr absorbierende Fläche wird gebraucht.

Kommt ein dauerhaft besetzter Arbeitsplatz dazu, gilt zusätzlich der Arbeitsschutz: Die ASR A3.7 begrenzt den Beurteilungspegel bei überwiegend geistiger Tätigkeit auf 55 dB(A). In einer belebten Halle mit Publikumsverkehr ist dieser Wert ohne Absorption kaum zu halten.

Wirksam sind im Empfang vier Maßnahmen, in dieser Reihenfolge: eine absorbierende Decke oder Deckensegel als größte freie Fläche; absorbierende Wandflächen hinter und neben dem Tresen; textiler Bodenbelag mindestens in der Wartezone; und gepolsterte Möbel, die als Absorptionsfläche mitzählen. Wie viel Fläche ein konkreter Raum braucht, rechnet Raumakustik messbar machen: Wie viele Absorber Ihr Büro braucht vor; welches Bauteil je Quadratmeter am meisten bringt, vergleicht Akustiklösungen im Vergleich: Decke, Wand, Möbel oder Trennwand?.

Diskretion am Tresen: ein konkretes Problem

Am Tresen werden Namen genannt, Termine bestätigt, Krankheiten erwähnt, Bewerbungen angekündigt. Wer drei Meter entfernt wartet, hört alles mit. Das ist kein Stilproblem, sondern eine Frage angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen — und in Praxen, Kanzleien und Personalabteilungen der Regelfall, nicht die Ausnahme.

Der Grund ist Physik: In einem leisen, halligen Raum ist Sprache über große Entfernung verständlich, weil kein Grundgeräusch sie verdeckt und der Nachhall sie mitträgt. Ein einzelner Vorhang löst das nicht. Wirksam wird erst die Kombination:

Wie weit Sprache in einem Raum verständlich bleibt, beschreibt der Ablenkungsabstand aus der Messnorm für offene Bürobereiche — dieselbe Logik gilt im Empfang. Die Kennwerte dazu ordnet Schallschutz im Open Space richtig planen ein, die dahinterliegenden Dezibelwerte Wie viel Schallschutz braucht ein Büro?.

Licht und Beschilderung

Im Empfang treffen drei Lichtaufgaben aufeinander: sehen können (Arbeitsplatz am Tresen), gesehen werden (Gesichter) und sich zurechtfinden (Wege, Schilder). Die Mindestwerte dafür stehen in der ASR A3.4:

Bereich	Mindestbeleuchtungsstärke	Farbwiedergabeindex Ra
Empfangstheke, Schalter, Portiertheke	300 lx	80
Eingangshallen	200 lx	80
Warte- und Aufenthaltsräume	200 lx	80
Treppen	100 lx	40
Verkehrsflächen und Flure ohne Fahrzeugverkehr	50 lx	40

Wichtiger als die Zahl ist im Empfang die Richtung. Steht der Tresen vor einer hellen Glasfassade, sitzt die Person dahinter im Gegenlicht: Das Gesicht wird zur Silhouette, Blickkontakt und Ansprache fallen weg. Abhilfe schaffen ein vertikaler Lichtanteil auf das Gesicht, ein Blendschutz an der Fassade oder — am einfachsten — eine andere Tresenposition.

Für die Beschilderung gilt dasselbe Prinzip wie für alles Barrierefreie: Kontrast vor Größe, und Informationen möglichst für zwei Sinne. Ein gut kontrastierendes Schild in Augenhöhe ersetzt drei dekorative.

Barrierefreiheit ist im Empfang keine Kür

Öffentlich zugängliche Gebäude planen nach DIN 18040-1. Der Empfang ist dabei der Bereich mit den meisten konkreten Maßen — und praktisch keines davon lässt sich nachträglich herstellen:

Element	Anforderung nach DIN 18040-1	Hinweis
Tresen, Schalter, Kasse	Ein Abschnitt unterfahrbar: Oberkante höchstens 80 cm, unterfahrbar mindestens 90 cm breit und 55 cm tief	Der übrige Tresen darf höher bleiben — es geht um einen Abschnitt, nicht um alles
Bewegungsfläche vor dem Tresen	150 cm × 150 cm; reduzierbar auf 120 cm Tiefe, wenn der Tresen auf mindestens 150 cm Breite unterfahrbar ist	Diese Fläche wird gern mit einem Aufsteller zugestellt
Auffindbarkeit	Kundenbereiche heben sich visuell kontrastierend ab und sind taktil auffindbar	Kontrast im Boden ist wirksamer als ein zusätzliches Schild
Türen	Lichte Durchgangsbreite mindestens 90 cm, lichte Höhe mindestens 205 cm	Gilt auch für Glastüren in der Schleuse
Glasflächen und Glastüren	Sicherheitsmarkierung in zwei Höhenbereichen: 40 bis 70 cm und 120 bis 160 cm über dem Fußboden, kontrastreich und über die ganze Breite	Als Gestaltungselement geplant sieht das besser aus als nachträglich aufgeklebt
Verglaster oder gegensprechender Schalter	Eine induktive Höranlage ist vorzusehen	Auch bei lautem Umfeld sinnvoll, selbst ohne geschlossene Verglasung
Wartezone	Bewegungsflächen von 150 cm × 150 cm zum Wenden freihalten	Neben der Sitzgruppe gehört ein Stellplatz für einen Rollstuhl eingeplant, nicht in den Weg

Boden, Bezüge, Reinigung

Der Empfang bekommt den Schmutz des gesamten Gebäudes, und zwar zuerst. Drei Entscheidungen bestimmen, wie viel davon in die Fläche wandert und wie die Möbel nach zwei Jahren aussehen.

Rutschhemmung. Die einschlägige Regel der gesetzlichen Unfallversicherung ordnet Eingangsbereichen innen die Bewertungsgruppe R 9 zu, Eingangsbereichen und Treppen im Freien R 11 oder R 10 mit Verdrängungsraum V 4. Nass gewordene Hartbeläge unmittelbar hinter der Tür sind der häufigste Unfallschwerpunkt im Haus.

Sauberlaufzone. Eine einzelne Matte reinigt keine Schuhsohle. Wirksam wird die Zone erst, wenn jeder Fuß mehrfach aufsetzt — bei mittlerem Besucherverkehr rechnen wir mit vier bis sechs Metern Gehstrecke, aufgeteilt in Grobabstreifer außen, Rippenmatte im Übergang und textilen Belag innen. Das ist ein Erfahrungswert aus Projekten, keine Norm — aber der Unterschied ist im Reinigungsplan messbar.

Bezüge. Für Möbel im Publikumsbereich zählen drei Kennwerte: die Scheuerbeständigkeit nach dem Martindale-Verfahren (DIN EN ISO 12947), die Lichtechtheit nach der Blauskala — wichtig überall dort, wo Sonne durch die Glasfassade fällt — und die Entzündbarkeit, geprüft mit glimmender Zigarette und Streichholzflamme nach DIN EN 1021-1 und -2. Für Sitzmöbel im Nicht-Wohnbereich gilt zusätzlich DIN EN 16139 mit ihren Anforderungen an Festigkeit, Dauerhaltbarkeit und Sicherheit. In Empfangsbereichen mit starkem Verkehr planen wir Bezüge in der Größenordnung von 30.000 bis 40.000 Scheuertouren ein — und achten mehr noch darauf, dass Bezüge abnehmbar oder einzeln austauschbar sind.

Wo Glas den Empfang gliedert

Fast jeder Empfang braucht eine Grenze: zwischen Wartezone und Backoffice, zwischen offener Halle und Besprechungsraum, manchmal zwischen öffentlichem und kontrolliertem Bereich. Glas ist dafür das Mittel der Wahl, weil es trennt, ohne den Raum kleiner zu machen — und weil Tageslicht aus der Fassade in die dahinterliegenden Räume weiterläuft.

Aufgabe im Empfang	System	Schalldämmung bis (Rw’P)
Halle gliedern, Sichtbezug erhalten	CLARUS	39 dB
Besprechungs- oder Diskretionsraum am Empfang	CLARUS II	51 dB
Backoffice hinter dem Tresen, Glas und Vollwand gemischt	SYSTEM82	48 dB
Brandabschnitt im Foyer oder am Treppenraum	VESTA	44 dB

Der Diskretionsraum neben dem Tresen ist dabei die Lösung, die in unseren Projekten am zuverlässigsten wirkt: ein kleiner, verglaster Raum für vertrauliche Gespräche, akustisch dicht, optisch offen. Wo im Foyer Brandabschnitte verlaufen, kommt VESTA ins Spiel; was hinter den Bezeichnungen EI 30 und EI 60 steckt, erklärt Brandschutz bei Glaswänden: EI30, EI60 und was dahintersteckt. Eine Übersicht über die Bauweisen gibt Systemtrennwände und Glaswände.

Wie der Empfang zur Marke passt — ohne Deko

Der Empfang ist der Ort, an dem ein Unternehmen am ehesten versucht, sich darzustellen — und an dem das am schnellsten misslingt. Logowand, Kunstdruck, Designklassiker: Das alles erzählt weniger als eine Fläche, die erkennbar zur Arbeitsweise des Hauses passt.

Was wirkt, ist unspektakulär: Ein Material, das mit dem Geschäft zu tun hat. Eine Farbe, die sparsam genug eingesetzt ist, um wiedererkennbar zu bleiben. Beschilderung, die man nicht suchen muss. Und ein Empfang, an dem niemand unschlüssig stehen bleibt. Wie sich Gestaltung und Funktion generell verbinden lassen, beschreibt Ästhetik und Funktion in der Büroeinrichtung.

Wir richten Empfangs- und Wartebereiche im Rahmen unserer Objekteinrichtung ein und planen sie zusammen mit der Büroeinrichtung dahinter — Möblierung, Akustiklösungen und Trennwände aus einer Hand, mit eigenem Aufmaß und eigener Montage.

Häufige Fragen zum Empfangsbereich

Wie groß muss ein Empfangsbereich sein?

Das ergibt sich aus den Aufgaben, nicht aus einer Kennzahl: Tresen mit Arbeitsplatz, Bewegungsfläche davor, Wartezone mit getrennten Plätzen und ein Weg, der an beidem vorbeiführt, ohne hindurchzugehen. Für Barrierefreiheit müssen Bewegungsflächen von 150 cm × 150 cm frei bleiben — das ist meist die bestimmende Größe.

Wie hoch darf ein Empfangstresen sein?

Nach DIN 18040-1 muss mindestens ein Abschnitt eine Oberkante von höchstens 80 cm haben und auf mindestens 90 cm Breite und 55 cm Tiefe unterfahrbar sein. Der übrige Tresen darf höher ausgeführt werden — üblich ist eine höhere Vorderkante als Sicht- und Ablageschutz.

Wie schafft man Diskretion am Empfangstresen?

Mit einer Kombination: Wartezone seitlich versetzt und vier bis fünf Meter entfernt, absorbierende Flächen hinter und über dem Tresen, eine abschirmende Möbel- oder Wandkante und ein gleichmäßiges Grundgeräusch. Wirklich vertraulich wird ein Gespräch aber erst in einem eigenen Raum.

Welche Sitzhöhe ist im Wartebereich richtig?

Das hängt an der Wartedauer. Für kurze Aufenthalte sind höhere, festere Sitzflächen besser, weil das Aufstehen leichter fällt; für längere Wartezeiten darf tiefer und weicher gepolstert werden. Für barrierefreie Gebäude hat sich eine Sitzhöhe von 46 bis 48 cm mit Armlehnen bewährt — mindestens ein Teil der Plätze sollte so ausgeführt sein.

Warum ist es im Empfang so laut?

Weil dort fast alles reflektiert: harter Boden, Glasfassade, oft große Raumhöhe. Der lange Nachhall führt dazu, dass alle lauter sprechen. Wirksam sind absorbierende Decke und Wände, textiler Belag in der Wartezone und gepolsterte Möbel. Ist der Tresen ein dauerhafter Arbeitsplatz, gilt zusätzlich die Grenze der ASR A3.7 von 55 dB(A) Beurteilungspegel bei überwiegend geistiger Tätigkeit.

Welcher Bodenbelag eignet sich für den Eingangsbereich?

Innen mindestens Bewertungsgruppe R 9, im Freien R 11 beziehungsweise R 10 mit Verdrängungsraum V 4. Davor gehört eine Sauberlaufzone, die lang genug ist, dass jeder Fuß mehrfach aufsetzt — bei mittlerem Verkehr vier bis sechs Meter. In der Wartezone ist ein textiler Belag akustisch deutlich im Vorteil.

Welche Bezugsstoffe halten im Empfang?

Bezüge für den Publikumsbereich werden nach dem Martindale-Verfahren auf Scheuerbeständigkeit geprüft; in stark frequentierten Empfangsbereichen planen wir mit einer Größenordnung von 30.000 bis 40.000 Scheuertouren. Dazu kommen Lichtechtheit an der Glasfassade und die Entzündbarkeitsprüfung nach DIN EN 1021-1 und -2. Praktisch am wichtigsten ist, dass Bezüge nachbestellbar und einzeln austauschbar sind.

Fazit

Ein Empfangsbereich ist kein Möbelthema. Er ist eine Fläche mit acht gleichzeitigen Aufgaben, von denen sich einige widersprechen — und deshalb geplant werden müssen, bevor die erste Sitzgruppe ausgesucht wird. Orientierung, Wartesituation, Diskretion, Akustik, Licht, Barrierefreiheit und Reinigung hängen alle an der Anordnung im Raum, nicht am Katalog.

Am schnellsten erkennt man einen gut geplanten Empfang daran, dass niemand fragen muss, wo es weitergeht, dass die Wartezone wirklich benutzt wird und dass man am Tresen nicht mithört. Alles drei entscheidet sich am Grundriss.

Weiterlesen

• Ästhetik und Funktion in der Büroeinrichtung
• Die Rolle von Zonierung in modernen Arbeitswelten
• Raumakustik messbar machen: Wie viele Absorber Ihr Büro braucht
• Akustiklösungen im Vergleich: Decke, Wand, Möbel oder Trennwand?
• Brandschutz bei Glaswänden: EI30, EI60 und was dahintersteckt
• Wie viel Schallschutz braucht ein Büro?

Dieser Beitrag beschreibt Anforderungen an Empfangs- und Wartebereiche und nennt Werte aus Normen, Arbeitsstättenregeln und Unfallverhütungsvorschriften als Orientierung. Er ersetzt keine Fachplanung, keine Barrierefreiheitsprüfung und keine Gefährdungsbeurteilung. Verbindlich sind die Anforderungen des konkreten Gebäudes, die Landesbauordnung und die Prüfzeugnisse der eingesetzten Systeme. Schalldämmwerte sind Prüfwerte aus dem Labor. Stand: August 2026.